FAQ

24.10 关于“Microsoft 已阻止宏运行，因为此文件的来源不受信任”解决方案

明明是自己电脑上的文件，明明是自己制作的文件，居然“文件的来源不受信任”，出现这样提示时，可参考以下二种解决方案：

图117 安全风险提示

解决方法一

解决方案：将文件所在的文件夹添加为受信任位置。

具体步骤：

（1）首先，文件-选项-信任中心-信任中心设置-受信任位置

（2）其次，添加新位置–设置文件所在硬盘，勾选“同时信任此位置的子文件夹”

（3）最后，保存后，重新打开该文件就恢复正常了。

图118 设置“受信任位置”

图119 设置“受信任位置”路径

解决方法二

解决方案：更改文件属性。

具体步骤：

（1）右击EXCEL文件，依次选择 属性-常规，勾选‘解除锁定(K)’。

（2）重新打开该文件就恢复正常了。

图120 设置“文件属性”

24.8 关于启用管理数据模型

如果您使用的是 Excel 2016 或更新版本，数据模型功能应该是默认启用的。如果您的 Excel 表格不能获取数据模型，可以尝试以下步骤进行排查：确保已启用数据模型功能：

（1）在 Excel 中，点击“文件”>“选项”>“加载项”>“COM 加载项”，查看“管理”中的“COM 加载项”，确保“Microsoft Power Pivot for Excel”选项已经选中。

图115 Com加载项

（2）确保已启用 Power Pivot：在 Excel 中，点击“文件”>“选项”>“自定义功能区”，查看“主选项卡”中是否已勾选“Power Pivot”。

图116 勾选Power Pivot

 

（3）确保已安装 Power Pivot：如果您的 Excel 没有安装 Power Pivot，您需要先安装它。可以在 Microsoft 官网上下载并安装“Microsoft Power Pivot for Microsoft Excel 2016”。

如果您已经尝试了以上步骤仍然不能获取数据模型，建议您参考 Microsoft 的官方文档或寻求专业人士的帮助。

总来的说，GSIMS工作簿结构设计比较合理，把数据库与管理数据模型、数据透视表隔离开来，处理速度还是比较快，几乎不存明显的卡顿。但是，不排队个别用户的电脑操作系统、电脑硬件、EXCEL版本、数据量庞大（几万至几十万甚至上百万条）等原因，GSIMS使用起来会有卡顿。这里需要说明的是，GSIMS这种卡顿并不是GSIMS系统设计问题或后台VBA程序代码问题（平时如果打开一个几MB的WORD或EXCEL大家应该也会感觉到明显的响应卡顿。平时工作中OFFICE软件崩溃也很常见），主要原因分析如下：

（1）工作簿响应速度主要原因分析

• 电脑操作系统版本过低，非64位操作系统
• 电脑硬件配置（内存、CPU、硬盘）较低
• EXCEL版本较低，非64位版本
• 数据量庞大（几万至几十万甚至上百万条）
• 大量更新数据透视表、数据管理模型、函数查询。

GSIMS系统中有数据透视表、数据管理模型、【报价可视面板】使用函数“LOOKUP/MAXIFS/MINIFS”实现多条件查询等，改动单元格数据、尤其是从《报价数据库》、《合同数据库》、《出入库数据库》导入最新的数据到《报价数据库Pivot》、《合同数据库Pivot》、《出入库数据库Pivot》、、《发票总括数据库Pivot》等等工作表时，会默认同步执行相应工作表中的函数查询、同步更新数据透视表、数据管理模型等中的数据，从而产生执行大量数据查询（如数据库工作表遍历）、数据计算等，占用大量系统资源。

尤其是时间推移，数据库中的数据越来越多，达到几万至几十万甚至上百万条，仅仅是执行数据库查询功能就会占用大量的系统资源。而EXCEL一般来说并不适合处理大型数据库。商业应用中，当数据达到几十万级别时，一般会用到ACCESS、MYSQL、SQL SERVER、ORACLE等专用数据库了。

一般情况下，数据量大而系统配置又很低时，执行同步查询与更新则需要大量时间等待，严重时甚至可能导致EXCEL卡死崩溃。

24.5 关于禁止操作

请勿在工作表中进行交换、新增、删除行/列操作，否则，VBA程序可能将不能正确工作，会出现报错，或输出错误的结果。

请勿修改或清空所有带有引用或函数公式的单元格，点击【清空刷新】功能除外。

在《产品信息数据库》、《供应商信息数据库》、《客户信息数据库》、《品牌名称数据库》、《企业员工数据库》、《供应商员工数据库》、《客户员工数据库》、《基础设置》中，手动录入相应数据时，编码列一定不能为空，且必须保证编号唯一，不能重复。

而通过《产品信息登记单》、《供应商信息登记单》等保存数据到相应数据时，则无须关注编码唯一性问题，因为系统会自动生成唯一单据代码。这里需要说明的是，制作新单据前，单击【清空刷新】功能后，GSIMS系统将按既有的编码规则自动化更新单据代码（递增或递减至数据库中最后一个非空行的下一行），或手动设置‘当前日期’与‘当前单号’也可实现编码按照设定规则自动生成编码。

对于供应商信息、客户信息的录入，在《供应商信息登记表》与《客户信息登记表》的Q6~T19区域内的数据格式采用的是与‘爱企查’官网数据一样的结构。

用户可以把‘爱企查’的查询结果直接粘贴到该区域，《供应商信息登记表》与《客户信息登记表》内对应的单元格会自动引用Q6~T19区域中的数据。这样就不用再需要手动逐个输入，极大地提高了工作效率。

对于获取大量信息（如供应商、客户、员工、商品等），可以直接复制到相应的数据库。此时，可以利用《编码批量生成》表，只要设置字段类型【F3】、所占【G3】、日期编码【H3】等三个单元格，即可批量生成相应的符合统一编码规则的唯一编码。

编码批量生成

【XX参照】与【查询单据】的区别如下：

• 【XX参照】功能，弹出的窗体中的数据是其他工作表保存到其他工作表对应的数据库中的数据。
• 【查询单据】功能，窗体中的数据是本表保存到本表对应的数据库中的数据。

举例说明，在《采购合同》表中点击【报价参照】，弹出【供应商报价参照】窗体，该窗体中的数据是来自《供应商报价单》保存至《报价数据库》中的数据。

而在《采购合同》表中点击【查询单据】，弹出【采购合同】窗体，该窗体中的数据是来自《采购合同》表保存至《合同数据库》中的数据。

把当前工作表（如《销售报价单》）一键另存为PDF文件。

工作簿自动命名，工作簿名称组成格式为： 单据号码__客户名 – GAOSSI 单据类型名。例如：QNJ230627100142_常州XXXX机电有限公司 – GAOSSI 销售报价单.pdf。（注：这里的GAOSSI可以联络开发者定制修改为自己公司名）

把当前工作表（如《销售报价单》）一键另存为.xlsm工作簿。

工作簿自动命名，工作簿名称组成格式为： 单据号码__客户名 – GAOSSI 单据类型名。例如：QNJ230627100142_常州XXXX机电有限公司 – GAOSSI 销售报价单.xlsm。（注：这里的GAOSSI可以联络开发者定制修改为自己公司名）

管理业务功能模块主要是用于核心业务完成后的业务管理，主要有以下功能模块：

（1）付款申请单：用来提交资料给账务部门以支付采购合同相关的货款。

（2）工资单：记录员工工资明细。

（3）进项发票管理台账：用来提交资料给财务部门以记账。《进项发票管理台账》的数据可以直接调用《发票总括数据库》或《发票数据库》

（4）销项发票管理台账：用来提交资料给财务部门以开票。

（5）工资管理台账：用来提交资料给财务部门以发放工资。

（6）报销管理台账：用来提交资料给财务部门以发放报销款。

在几乎所有工作表中都有【返回主页】这个按钮，直接单击【返回主页】，即可立即返回至主界面。

GSIMS可以通用以下2种方式实现快速跳转：

（1）主界面之横向业务模块分组跳转

（2）主界面之竖向业务模块分组跳转

（3）跳转目录

在《目录》工作表中，点击相应工作表名也可以实现快速跳转。

综合智能办公信息管理系统（GSIMS）适合以下业务岗位：

• 销售：高效处理客户信息、报价单、销售单、销售发票等业务。
• 采购：高效处理供应商信息、询价单、采购单、进项发票等业务。
• 人事：高效处理工资单、工资报销管理等业务
• 仓库：高效处理入库、出库等业务
• 财务：高效处理应付、应收、损益、存货等业务。（中大型企业有更强大的进销存软件或ERP软件来处理这部分业务，小型企业一般用代理记账公司来处理该业务，可以忽略此模块功能。）
• 与代账公司交互：高效处理提交【进项发票台账、销项发票台账、工资台账、报销台账】报表至代账公司。

综合智能办公信息管理系统（GSIMS）适合以下企业客户：

• 初创型小微企业
• 人数较少的小微企业
• 主要使用EXCEL处理日常采购、销售、仓储等业务的企业
• 需要高效记录、输出、查询【询价、报价、合同、发票、出入库、财务、工资】等信息的企业
• 销售、贸易型的小微企业

综合智能办公信息管理系统（GSIMS）通过VBA代码来处理表格数据，可极大地提升业务处理的效率，节省了人力、时间和支出，同时也极大地提升了企业的竞争力和客户满意度。主要解决企业EXCEL办公人员的以下用户痛点：

• • 重复使用：预设产品、客户、供应商、人员等基础信息数据库，录入单据时通过【数据验证】、【窗体】等可直接重复调用。
  • 关联参考：录入单据时，【✕✕参考】或【✕✕参照】实现一键导入关联单据，可以实现快速制作单据。例如可以通过【报价参照】调用报价数据库中的销售报价单信息，快速制作销售合同。
  • 一键保存：录入单据后，【保存单据】实现一键保存至相应数据库。
  • 文档生成：工作表一键生成单个EXCEL工作簿、或PDF文档。（对处理报价单、采购单、销售单来说极为友好高效。）
  • 数据库存档：对产品、供应商、客户、询价、报价、订单、出入库、发票、工资等建立了数据库存档管理，在数据库基础上可以进行更深入数据统计分析、大数据处理等操作。
  • 数据库查询：可进行多条件‘与’查询数据库、并统计单据数据库的历史记录。
  • 直观查看：通过【查询单据】可一键导入单据数据库的历史记录至表单（报价单、销售单等），直观查看。
  • 数据可视化：结合EXCEL筛选、汇总、排序、管理数据模型/透视表等内置功能，实现可视化管理

图1 用户痛点

软件环境：32位/64位Microsoft Office Professional plus 2019以上版本Excel

操作系统：Windows 10及以上

硬件配置：8GB内存、64位处理器、固态硬盘

 

这里需要特别强调的是，用户应当尽量使用Microsoft Office 2019及以上版本EXCEL，因为VBA与EXCEL函数是寄生于EXCEL，低版本可能有兼容性问题。如UNIQUE函数是Excel 365版本中引入的一种动态数组函数，其功能是提取不重复值。若某工作表中使用了UNIQUE函数，在低版本EXCEL中打开《综合智能办公信息管理系统（GSIMS）》，则该工作表中则会出现‘#NAME?’错误提示。

GSIMS的开发语言与IDE如下：

开发语言：Visual Basic For Application（VBA）

开发环境：Microsoft Office Professional plus 2019（32位）Excel

（1）所有业务流程是各自独立的

可以直接在本业务流程直接制作单据。如可以直接在采购合同工作表制作采购合同单据，而不是必须先要制作供应商报价单后才可以制作相应的采购合同单据。

由于GSIMS系统功能模块非常全面，基本上覆盖了了企业日常方方面面。用户可以根据自己实际情况决定使用哪些模块。您可只使用GSIMS《供应商信息登记单》、《供应商信息查询》、《供应商信息数据库》等供应商模块来管理供应商信息，也可以只使用《供应商报价单》、《销售报价单》、《报价查询》、《报价数据库》、《报价进度管理数据库》等报价模块来管理报价信息。

（2）所有业务流程是相互关联的

一般来说，上一个业务流程生成的的数据库，可以被下一级（甚至更下几级）的业务流程调用。如《报价数据库》可以被采购合同、销售合同调用。《合同数据库中的信息可以被后续流程的《入库单》、《出库单》、《进项发票登记单》、《销项发票登记单》等调用。这样一方面可以标准化输入数据，另一方面数据重复调用极大地提高了单据制作效率，降低了人工成本。

图10 业务闭环流程图（相互独立又相互关联）

根据小微企业实际业务需求，综合智能办公信息管理系统（GSIMS）目前共分为以下15个模块：

1 基础信息数据库 Basic Information Database

2 基础信息录入 Basic Information

3 基础信息数据库查询 Basic Information Data Query

4 采购管理 Purchasing Management

5 销售管理 Sales Management

6 仓储管理 Inventory Management

7 人事管理 HR Management

8 发票管理 Invoice Management

9 出纳管理 Cashier Management

10 报表管理 Statement Management

11对账管理 Reconciliation Management

12 核心数据库 Core Database

13 核心数据库查询 Core Database Query

14 系统设置 System Setting

15 可视化面板 Visual Panel

16 效率工具 Productive Tools

以上各个模块又包括若干功能，具体参见下面的‘GSIMS工作表’表格中的备注说明，以及各模块功能说明章节。