FAQ

“东禾发票管理系统 DONHO Invoice Management System” 凭借其强大发票处理功能，能精准解决发票管理难题，契合多类企业人员需求，适合以下客户群体的业务部门：

• 财务部门：财务人员负责企业财务核算与税务申报，要处理海量发票。软件的发票内容提取功能，可自动获取关键信息并录入财务系统，避免人工录入错误；重命名功能按财务规范批量命名，方便查找与管理；合并拆分功能便于处理特殊业务；发票分类和查重功能，能保障财务数据准确，防范税务风险。
• 采购部门：采购人员在采购流程中需管理供应商发票，记录采购成本、核对付款信息。软件可快速提取发票信息，方便与采购订单、入库单核对，确保采购数据一致；查重和防重复提交功能，避免重复支付，保障企业资金安全。
• 销售部门：销售团队开具销售发票，需保证发票信息与销售合同、订单一致。软件能快速生成规范发票，按客户或业务类型分类管理，方便统计销售业绩、跟踪回款进度。
• 管理部门：管理部门负责企业运营物品的采购，虽多为非业务类物资，但采购频次高、种类繁杂 ，涉及办公用品、设备维护用品、办公场地租赁发票等。使用 “东禾发票管理系统”，能快速将这些发票信息分类整理，便于统计行政开支，同时利用查重和防重复提交功能，规范报销流程，避免管理漏洞造成的资源浪费，助力企业提升整体运营管理效率。

“东禾发票管理系统 DONHO Invoice Management System” 凭借其强大发票处理功能，能精准解决发票管理难题，契合多类企业人员需求，主要面向以下客户群体：

• 初创型小微企业
• 人数较少的小微企业
• 销售、贸易型的小微企业
• 业务复杂的大中型企业
• 有大量进项发票、销售发票等需要管理的代理记账公司

为了帮助企业提升发票管理效率、减少人工操作的繁琐，我们推出了【东禾发票管理系统 DONHO Invoice Management System (Professional Edition)】。本软件尤其适用于那些需要频繁处理大量发票的企业财务、采购和销售等部门人员。无论是进项发票还是销项发票，都可以通过【东禾发票管理系统】高效、准确地进行提取、重命名、合并、拆分、分类和查重等操作。

【东禾发票管理系统】不仅支持常见的PDF、OFD、XML等多种发票格式，满足企业日常发票数据的多样化需求，还提供了批量化处理的功能，极大地减少了日常发票管理的工作量。主要解决企业办公人员的以下用户痛点：

• 格式多样处理难：日常工作中会接触到 PDF、OFD、XML 等多种格式的发票。不同格式发票的读取、信息提取和编辑方式大相径庭，像 OFD 格式发票，因具有特殊的版式和加密机制，很多通用软件无法直接处理，导致财务人员需要耗费大量时间和精力在格式转换和适应上。
• 信息提取繁琐易错：发票上包含众多关键信息，如开票日期、金额、税率、购销双方信息等。依靠人工手动提取，不仅速度慢，而且在大量数据处理时，容易出现遗漏或错误。例如，在处理一批进项发票时，要将每张发票的信息录入到财务系统中，人工操作极易出现数据录入错误，影响后续的财务核算和税务申报。
• 重命名耗时费力：为了便于发票管理和查找，需要根据一定规则对发票文件进行重命名。手动重命名不仅效率低下，还容易出现命名不规范的情况，导致后续查找发票时困难重重。
• 合并拆分不便：在实际业务中，有时需要将多张发票合并成一个文件，或者将一张发票拆分成多个部分。没有专业工具辅助，手动操作极为繁琐，且难以保证准确性。
• 发票分类混乱：发票种类繁多，包括增值税专用发票、普通发票、电子发票等，用途也各不相同，如采购发票、销售发票、费用发票等。缺乏有效的分类方法，会使发票管理杂乱无章，增加查找和统计的难度。
• 发票查重困难：重复报销发票不仅会造成企业财务损失，还可能引发税务风险。人工查重效率低、准确性差，特别是在发票数量众多时，很难及时发现重复报销的情况。
• 发票重复提交：在企业内部，不同部门或人员在提交发票时，可能由于沟通不畅、信息不同步，导致同一张发票被多次提交用于审批或报销流程。这不仅浪费了审核资源，拖延了整体流程进度，还可能导致财务数据的混乱，增加了后续核对和纠错的成本。

  图1 DHIMS用户痛点

24.10 关于“Microsoft 已阻止宏运行，因为此文件的来源不受信任”解决方案

明明是自己电脑上的文件，明明是自己制作的文件，居然“文件的来源不受信任”，出现这样提示时，可参考以下二种解决方案：

图117 安全风险提示

解决方法一

解决方案：将文件所在的文件夹添加为受信任位置。

具体步骤：

（1）首先，文件-选项-信任中心-信任中心设置-受信任位置

（2）其次，添加新位置–设置文件所在硬盘，勾选“同时信任此位置的子文件夹”

（3）最后，保存后，重新打开该文件就恢复正常了。

图118 设置“受信任位置”

图119 设置“受信任位置”路径

解决方法二

解决方案：更改文件属性。

具体步骤：

（1）右击EXCEL文件，依次选择 属性-常规，勾选‘解除锁定(K)’。

（2）重新打开该文件就恢复正常了。

图120 设置“文件属性”

24.8 关于启用管理数据模型

如果您使用的是 Excel 2016 或更新版本，数据模型功能应该是默认启用的。如果您的 Excel 表格不能获取数据模型，可以尝试以下步骤进行排查：确保已启用数据模型功能：

（1）在 Excel 中，点击“文件”>“选项”>“加载项”>“COM 加载项”，查看“管理”中的“COM 加载项”，确保“Microsoft Power Pivot for Excel”选项已经选中。

图115 Com加载项

（2）确保已启用 Power Pivot：在 Excel 中，点击“文件”>“选项”>“自定义功能区”，查看“主选项卡”中是否已勾选“Power Pivot”。

图116 勾选Power Pivot

 

（3）确保已安装 Power Pivot：如果您的 Excel 没有安装 Power Pivot，您需要先安装它。可以在 Microsoft 官网上下载并安装“Microsoft Power Pivot for Microsoft Excel 2016”。

如果您已经尝试了以上步骤仍然不能获取数据模型，建议您参考 Microsoft 的官方文档或寻求专业人士的帮助。

总来的说，GSIMS工作簿结构设计比较合理，把数据库与管理数据模型、数据透视表隔离开来，处理速度还是比较快，几乎不存明显的卡顿。但是，不排队个别用户的电脑操作系统、电脑硬件、EXCEL版本、数据量庞大（几万至几十万甚至上百万条）等原因，GSIMS使用起来会有卡顿。这里需要说明的是，GSIMS这种卡顿并不是GSIMS系统设计问题或后台VBA程序代码问题（平时如果打开一个几MB的WORD或EXCEL大家应该也会感觉到明显的响应卡顿。平时工作中OFFICE软件崩溃也很常见），主要原因分析如下：

（1）工作簿响应速度主要原因分析

• 电脑操作系统版本过低，非64位操作系统
• 电脑硬件配置（内存、CPU、硬盘）较低
• EXCEL版本较低，非64位版本
• 数据量庞大（几万至几十万甚至上百万条）
• 大量更新数据透视表、数据管理模型、函数查询。

GSIMS系统中有数据透视表、数据管理模型、【报价可视面板】使用函数“LOOKUP/MAXIFS/MINIFS”实现多条件查询等，改动单元格数据、尤其是从《报价数据库》、《合同数据库》、《出入库数据库》导入最新的数据到《报价数据库Pivot》、《合同数据库Pivot》、《出入库数据库Pivot》、、《发票总括数据库Pivot》等等工作表时，会默认同步执行相应工作表中的函数查询、同步更新数据透视表、数据管理模型等中的数据，从而产生执行大量数据查询（如数据库工作表遍历）、数据计算等，占用大量系统资源。

尤其是时间推移，数据库中的数据越来越多，达到几万至几十万甚至上百万条，仅仅是执行数据库查询功能就会占用大量的系统资源。而EXCEL一般来说并不适合处理大型数据库。商业应用中，当数据达到几十万级别时，一般会用到ACCESS、MYSQL、SQL SERVER、ORACLE等专用数据库了。

一般情况下，数据量大而系统配置又很低时，执行同步查询与更新则需要大量时间等待，严重时甚至可能导致EXCEL卡死崩溃。

24.5 关于禁止操作

请勿在工作表中进行交换、新增、删除行/列操作，否则，VBA程序可能将不能正确工作，会出现报错，或输出错误的结果。

请勿修改或清空所有带有引用或函数公式的单元格，点击【清空刷新】功能除外。

初次使用‘东禾发票管理系统’，需要注册后才可使用。否则会弹出错误提示对话框。

图4 未注册用户提示对话框

 

软件启动后，弹出【登录界面】对话框，点击【注册】按钮，进入【软件注册】对话框界面。

图5 登录界面

 

软件注册界面包含用户名、密码、授权码、机构名称、授权时间、授权期限等信息。

用户名：只能为邮箱，目前只支持qq、163、126、outlook、gmail等邮箱。

密码：由用户自行设置。

授权码：填写从官方或授权代理商处获取的正版授权码。

机构名称：企业、事业单位、机关、社会团体、非企业单位等名称，一般填入公司名称。

授权时间：无需填写。

授权期限：无需填写，永久授权。

在《产品信息数据库》、《供应商信息数据库》、《客户信息数据库》、《品牌名称数据库》、《企业员工数据库》、《供应商员工数据库》、《客户员工数据库》、《基础设置》中，手动录入相应数据时，编码列一定不能为空，且必须保证编号唯一，不能重复。

而通过《产品信息登记单》、《供应商信息登记单》等保存数据到相应数据时，则无须关注编码唯一性问题，因为系统会自动生成唯一单据代码。这里需要说明的是，制作新单据前，单击【清空刷新】功能后，GSIMS系统将按既有的编码规则自动化更新单据代码（递增或递减至数据库中最后一个非空行的下一行），或手动设置‘当前日期’与‘当前单号’也可实现编码按照设定规则自动生成编码。

对于供应商信息、客户信息的录入，在《供应商信息登记表》与《客户信息登记表》的Q6~T19区域内的数据格式采用的是与‘爱企查’官网数据一样的结构。

用户可以把‘爱企查’的查询结果直接粘贴到该区域，《供应商信息登记表》与《客户信息登记表》内对应的单元格会自动引用Q6~T19区域中的数据。这样就不用再需要手动逐个输入，极大地提高了工作效率。

对于获取大量信息（如供应商、客户、员工、商品等），可以直接复制到相应的数据库。此时，可以利用《编码批量生成》表，只要设置字段类型【F3】、所占【G3】、日期编码【H3】等三个单元格，即可批量生成相应的符合统一编码规则的唯一编码。

编码批量生成

【XX参照】与【查询单据】的区别如下：

• 【XX参照】功能，弹出的窗体中的数据是其他工作表保存到其他工作表对应的数据库中的数据。
• 【查询单据】功能，窗体中的数据是本表保存到本表对应的数据库中的数据。

举例说明，在《采购合同》表中点击【报价参照】，弹出【供应商报价参照】窗体，该窗体中的数据是来自《供应商报价单》保存至《报价数据库》中的数据。

而在《采购合同》表中点击【查询单据】，弹出【采购合同】窗体，该窗体中的数据是来自《采购合同》表保存至《合同数据库》中的数据。