常见问题

19. 问：DHIMS可以解决哪些用户需求（用户痛点）？

答：

为了帮助企业提升发票管理效率、减少人工操作的繁琐，我们推出了【东禾发票管理系统 DONHO Invoice Management System (Professional Edition)】。本软件尤其适用于那些需要频繁处理大量发票的企业财务、采购和销售等部门人员。无论是进项发票还是销项发票，都可以通过【东禾发票管理系统】高效、准确地进行提取、重命名、合并、拆分、分类和查重等操作。

【东禾发票管理系统】不仅支持常见的PDF、OFD、XML等多种发票格式，满足企业日常发票数据的多样化需求，还提供了批量化处理的功能，极大地减少了日常发票管理的工作量。主要解决企业办公人员的以下用户痛点：

• 格式多样处理难：日常工作中会接触到 PDF、OFD、XML 等多种格式的发票。不同格式发票的读取、信息提取和编辑方式大相径庭，像 OFD 格式发票，因具有特殊的版式和加密机制，很多通用软件无法直接处理，导致财务人员需要耗费大量时间和精力在格式转换和适应上。
• 信息提取繁琐易错：发票上包含众多关键信息，如开票日期、金额、税率、购销双方信息等。依靠人工手动提取，不仅速度慢，而且在大量数据处理时，容易出现遗漏或错误。例如，在处理一批进项发票时，要将每张发票的信息录入到财务系统中，人工操作极易出现数据录入错误，影响后续的财务核算和税务申报。
• 重命名耗时费力：为了便于发票管理和查找，需要根据一定规则对发票文件进行重命名。手动重命名不仅效率低下，还容易出现命名不规范的情况，导致后续查找发票时困难重重。
• 合并拆分不便：在实际业务中，有时需要将多张发票合并成一个文件，或者将一张发票拆分成多个部分。没有专业工具辅助，手动操作极为繁琐，且难以保证准确性。
• 发票分类混乱：发票种类繁多，包括增值税专用发票、普通发票、电子发票等，用途也各不相同，如采购发票、销售发票、费用发票等。缺乏有效的分类方法，会使发票管理杂乱无章，增加查找和统计的难度。
• 发票查重困难：重复报销发票不仅会造成企业财务损失，还可能引发税务风险。人工查重效率低、准确性差，特别是在发票数量众多时，很难及时发现重复报销的情况。
• 发票重复提交：在企业内部，不同部门或人员在提交发票时，可能由于沟通不畅、信息不同步，导致同一张发票被多次提交用于审批或报销流程。这不仅浪费了审核资源，拖延了整体流程进度，还可能导致财务数据的混乱，增加了后续核对和纠错的成本。

  图1 DHIMS用户痛点

18. 问：DHIMS 是否可以自动同步到发票报销系统或财务系统？

答：

可以。我们支持导出为标准格式（如 Excel等），方便与 ERP、U8、金蝶、用友等系统对接。

17. 问：DHIMS 能定制符合我公司命名规范和归档规则吗？

答：

完全可以。我们可以根据贵公司现有的发票管理制度，定制发票重命名规则（如按供应商、发票日期、发票号码等命名），并自动分类归档到相应文件夹路径中。

16. 问：DHIMS 的核心功能有哪些？

答：

DHIMS 专注于发票文件的自动化处理，核心功能包括：

• PDF/OFD/XML 发票的内容识别与提取

• 发票文件的重命名、归档、合并与拆分

• 发票查重与异常检测

• 发票数据自动导出为 Excel 台账

15. 问：贵司目前招募DHIMS代理计划吗？

答：

诚挚欢迎各省市经销商联系洽谈‘东禾发票管理系统（DHIMS）’授权代理合作事项。

若您对代理 DHIMS 感兴趣，建议直接联系高思官方，通过其官网查找联系方式，如电话、邮箱或在线客服，进一步了解代理政策、所需资质、代理费用、培训支持等详细信息 。

14. 问：初次使用DHIMS有什么注意事项？

答：

初次使用‘东禾发票管理系统’，需要注册后才可使用。否则会弹出错误提示对话框。请务必牢记

软件注册时所使用的用户名、密码、授权码、机构名称等信息，一经注册不可再更改。

13. 问：购买正版DHIMS有哪些渠道？

答：

获取【购买渠道】

（1）单击上方工具栏中的【购买渠道】，或单击【帮助】菜单栏中的【购买渠道】命令，可以直接获取正版授权软件购买渠道相关信息指南。

（2）访问企业官网。

12. 问：什么是‘PDF总括提取’？

答：

所谓‘PDF总括提取’，即从PDF格式电子发票（普通发票）、电子发票（增值税专用发票）等全电发票中提取信息，但不包括项目名称、规格型号、单位、数量、（未税）单价、（未税）金额、税率/征收率、税额等项目详细信息。

11. 问：什么是‘ 发票重命名’？

答：

所谓 ‘ 发票重命名’，即先从OFD、PDF、XML格式电子发票（普通发票）、电子发票（增值税专用发票）等全电发票中提取信息，通过这些信息组合新的文件名来修改发票文件名称，使其更符合用户的管理需求或便于识别。

提取的字段包括发票类型、 开票日期、 发票号码、 购买方名称、 购买方纳税人识别号、购买方地址、 购买方电话、 购方开户银行、 购方银行账号、销售方名称、 销售方纳税人识别号、 销售方地址、 销售方电话、销方开户银行、 销方银行账号、 未税合计、 税额合计、价税合计（大写）、 价税合计（小写）等信息。

图62 PDF重命名字段选择对话框

10. 问：【转换】菜单栏中各功能模块提取发票信息的正确率大概有多少？

答：

【转换】菜单栏中各功能模块提取发票信息的正确率：

（1）PDF格式发票信息提取

PDF提取不能像EXCEL表格一样做到精准定位，目前无法做到100%正确率，‘东禾发票助手’的正确识别提取率约在90%以上。

（2）OFD格式发票信息提取

目前有两种技术路线，一种是转换为PDF再提取，另一种是解码OFD后提取。这两种技术提取都无法做到100%正确率，‘东禾发票助手’的正确识别提取率约在90%以上。

（3）XML格式发票信息提取

XML（可扩展标记语言，Extensible Markup Language）是一种用于存储和传输结构化数据的标记语言。理论上XML发票提取正确率可以达到100%，但是，各省市的XML发票数据结构不一样、定义标签命名也有不同等多种因素，实际业务中的正确识别提取率应该在90%以上。

9. 问：【转换】菜单栏中各功能模块适用哪些类型发票？

答：

【转换】菜单栏中各功能模块目前只适用于全电发票：电子发票（普通发票）、电子发票（增值税专用发票）

8. 问：为什么进行发票重命名？

答：

发票重命名的目的

便于识别和管理：原始的 OFD、PDF、XML发票文件名可能是系统自动生成的一串数字或字母组合，难以直观了解发票的内容或归属。通过重命名，可将文件名修改为包含发票日期、发票号码、销售方名称、购买方名称等关键信息的形式，方便用户快速找到所需发票，提高文件管理效率。

符合财务规范：在财务管理中，通常有特定的文件命名规范，重命名OFD、PDF、XML发票可以使其符合企业或行业的财务制度要求，便于财务人员进行分类、归档和审计等工作。

方便共享和传递：当需要将OFD、PDF、XML发票文件共享给其他部门或合作伙伴时，清晰明确的文件名能让对方快速了解文件内容，避免因文件名不清晰而产生的误解或沟通成本。