-
高思办公 GAOSSI Office
以技术革新重塑高效办公生态 -
email
it@gaossi.com -
Hotline
136 8702 5969
综合智能办公信息管理系统（GSIMS）适合以下业务岗位：
综合智能办公信息管理系统（GSIMS）适合以下企业客户：
综合智能办公信息管理系统（GSIMS）通过VBA代码来处理表格数据，可极大地提升业务处理的效率，节省了人力、时间和支出，同时也极大地提升了企业的竞争力和客户满意度。主要解决企业EXCEL办公人员的以下用户痛点：
图1 用户痛点
软件环境：32位/64位Microsoft Office Professional plus 2019以上版本Excel
操作系统：Windows 10及以上
硬件配置：8GB内存、64位处理器、固态硬盘
这里需要特别强调的是，用户应当尽量使用Microsoft Office 2019及以上版本EXCEL，因为VBA与EXCEL函数是寄生于EXCEL，低版本可能有兼容性问题。如UNIQUE函数是Excel 365版本中引入的一种动态数组函数，其功能是提取不重复值。若某工作表中使用了UNIQUE函数，在低版本EXCEL中打开《综合智能办公信息管理系统（GSIMS）》，则该工作表中则会出现‘#NAME?’错误提示。
GSIMS的开发语言与IDE如下：
开发语言：Visual Basic For Application（VBA）
开发环境：Microsoft Office Professional plus 2019（32位）Excel
（1）所有业务流程是各自独立的
可以直接在本业务流程直接制作单据。如可以直接在采购合同工作表制作采购合同单据，而不是必须先要制作供应商报价单后才可以制作相应的采购合同单据。
由于GSIMS系统功能模块非常全面，基本上覆盖了了企业日常方方面面。用户可以根据自己实际情况决定使用哪些模块。您可只使用GSIMS《供应商信息登记单》、《供应商信息查询》、《供应商信息数据库》等供应商模块来管理供应商信息，也可以只使用《供应商报价单》、《销售报价单》、《报价查询》、《报价数据库》、《报价进度管理数据库》等报价模块来管理报价信息。
（2）所有业务流程是相互关联的
一般来说，上一个业务流程生成的的数据库，可以被下一级（甚至更下几级）的业务流程调用。如《报价数据库》可以被采购合同、销售合同调用。《合同数据库中的信息可以被后续流程的《入库单》、《出库单》、《进项发票登记单》、《销项发票登记单》等调用。这样一方面可以标准化输入数据，另一方面数据重复调用极大地提高了单据制作效率，降低了人工成本。
图10 业务闭环流程图（相互独立又相互关联）
根据小微企业实际业务需求，综合智能办公信息管理系统（GSIMS）目前共分为以下15个模块：
1 基础信息数据库 Basic Information Database
2 基础信息录入 Basic Information
3 基础信息数据库查询 Basic Information Data Query
4 采购管理 Purchasing Management
5 销售管理 Sales Management
6 仓储管理 Inventory Management
7 人事管理 HR Management
8 发票管理 Invoice Management
9 出纳管理 Cashier Management
10 报表管理 Statement Management
11对账管理 Reconciliation Management
12 核心数据库 Core Database
13 核心数据库查询 Core Database Query
14 系统设置 System Setting
15 可视化面板 Visual Panel
16 效率工具 Productive Tools
以上各个模块又包括若干功能，具体参见下面的‘GSIMS工作表’表格中的备注说明，以及各模块功能说明章节。
在正式录入自己企业单据前，先要进行初始化，有两种方式完成初始化工作：
（1）自动初始化
进入【主界面】中，用户可以单击【系统初始化】功能来清空工作表。系统初始化默认密码【666666】。
图8 输入初始化密码
初始化功能将清空工作簿中以下核心表中的数据：
用户也可以手动清空以上表格中的数据，但标题（或表题）除外。
温馨提示：
（1）系统初始化：在业务实际操作中，请谨慎使用【系统初始化】功能，一旦初始化，一切数据库中的数据将被清空。因此，初始化前，请务必备份您的《综合智能办公信息管理系统GSIMS》工作簿。
（2）修改密码：您可以在【Protectinfo】工作表中的【C33】单元格中修改密码。
默认情况下，为了防止恶意宏病毒的传播，Excel会禁用宏功能。要启用宏功能，可以按照以下步骤操作：
启用VBA宏
磨刀不误砍柴工。我们可以通过重复调用各种基础数据信息与数据库数据，从而能够使用GSIMS系统快速制作各种单据。因此，需要预先设置以下数据库、核心工作表（当然，在实际工作中如有新数据也可以再追加）：
图9 基础信息设置
注意：《行政区划数据库》已经预设，可以不用专门再设置，但是行政区划是动态变化的，可以根据实际情况进行增删修改。
在实际业务场景中，数据重复调用这不仅能有效规避逐字输入的低效操作，还能减少人工录入可能产生的错误，大大提升数据准确性。借助 GSIMS 系统，这些基础数据就像精准的模板组件，能快速拼接出各类单据，让业务流程更加高效流畅。因此，需提前完成基础信息工作表与数据库初始化设置，构建起稳固的数据底座；并且在实际业务开展过程中根据需求动态补充数据，确保数据的完整性与时效性，让数据库成为支撑企业高效运转、实现精细化管理的坚实后盾，充分发挥系统的数据支撑效能。
首先，启用VBA宏是使用GSIMS系统的前提，否则，所有功能无法正常使用。
图1 启用VBA宏
其次，首次登录GSIMS系统时需要进行注册，只有注册后才可正常使用。
图6 软件注册界面
