使用教程

▊概要 ▊正文 ❏ 综合智能办公信息管理系统（GSIMS） — 工作表功能说明 综合智能办公信息管理系统（GSIMS） 工作表功能说明 序号 工作表名 功能描述 1 用户手册 用户手册 2 版本记录 版本更新记录 3 工作表说明 工作表说明 4 Copyright 版权声明 5 科目设置 科目设置 6 编码设置 单据编码组成设置 7 路径设置 路径设置 8 企业员工登记单 企业员工登记单 9 供应…

▊概要 ▊正文 ❏ GSIMS 业务模块功能说明 综合智能办公信息管理系统（GSIMS）的核心业务功能模块中的登记类型的工作表基本上都提供有保存单据、查询单据、删除单据、打印单据、清空单据、返回主页、另存工作簿、另存PDF等功能。为了有效利用已有数据，避免重复录入工作，我们还为一些工作表开发了【✕✕参考】、【✕✕参照】等功能。比如，在【入库单】中，点击【合同参照】，可以直接导入【合同数据库】表中采…

▊概要 ▊正文 ❏ 20.5 工作簿备份点击【工作簿备份】后，即可一键备份当前工作簿至指定路径。如没有指定路径，则备份至当前工作簿所在路径（文件夹）。 图74 工作簿备份路径设置 温馨提示：（1）系统默认在【路径设置】中已预设了‘工作簿备份路径’为当前电脑桌面文件夹。用户可以根据需要自行设置，自定义设置路径时要以反斜杠结尾。（2）若在【路径设置】表中预设了‘工作簿备份路径’径，则备份将保存在该路径…

▊概要 ▊正文 ❏ 20.7 路径设置《路径设置》表中主要设置‘工作表另存为XLSM/PDF文档路径’、‘工作簿备份路径’、‘工作簿中所有工作表另存为PDF路径’。如果不设置这三个路径，则默认保存到当前工作簿所在路径。 图1 路径设置

▊概要 ▊正文 ❏ 20.6 编码设置《编码设置》表主要用来设置单据单号的编码组成，只用在【字段代码】中设置各个工作表的代号，一般用2个英文字母表示即可。另外，如果没有特殊要求，编码设置工作表中已预设的字段英文代号基本上不用修改。

▊概要 ▊正文 ❏ 22.9 竖向重复文本去重后竖向排列竖向重复文本放在《文本去重》表中的G2向下单元格，点击【竖向文本去重竖向排列】，即可去除文本中重复值，然后在H2开始竖向存放。参考《文本去重后竖向排列》 图87 文本去重后竖向排列

▊概要 ▊正文 ❏ 22.8 横向重复文本去重后竖向排列重复文本以英文逗号分隔，放在《文本去重》表中的B2单元格，点击【横向文本去重竖向排列】，即可去除文本中重复值，然后在C2开始竖向存放。 图87 文本去重后竖向排列

▊概要 ▊正文 ❏ 22.7 （文件夹内）所有工作簿另存为PDF文档点击【所有工作簿另存为PDF文档】后，输出当前工作簿所在文件夹里的所有工作簿（.XLS*格式）中的所有工作表为PDF文档，并保存至当前工作簿所在文件夹。

▊概要 ▊正文 ❏ 22.6 （工作簿中）所有工作表另存为PDF文档点击【所有表另存为PDF】后，输出当前工作簿中所有工作表为PDF，并保存至指定路径，如没有指定路径，则保存至当前工作簿所在路径。 图86 工作簿中所有工作表另存为PDF路径 温馨提示：（1）系统默认在【路径设置】中已预设了‘工作簿中所有工作表另存为PDF路径’为当前电脑桌面文件夹。用户可以根据需要自行设置，自定义设置路径时要以反斜…

▊概要 ▊正文 ❏ 22.3 获取新高低价格在《新高低价格表》中，点击《获取新高低价格》，可以获取报价数据库中的所有商品的【最高价、最低价、最新价、最新价日期】等有用信息。 图1 获取新高低价格

▊概要 ▊正文 ❏ 22.1 编码批量生成对于获取大量信息（如供应商、客户、员工、商品等），可以直接复制到相应的数据库。此时，可以利用《编码批量生成》表，只要设置字段类型【F3】、所占【G3】、日期编码【H3】等三个单元格，即可批量生成相应的符合统一编码规则的唯一编码。 图83 编码批量生成

▊概要 ▊正文 ❏ 26 资料索取 Request为了帮助用户更便捷地了解和使用综合智能办公信息管理系统（GSIMS），我们精心编制了内容全面、结构清晰的官方文档《综合智能办公信息管理系统用户手册》，手册涵盖系统功能详解、操作流程指引、常见问题解答等板块，可满足不同使用场景的查询需求。同时，配套提供官方视频教程《综合智能办公信息管理系统视频教程》，通过可视化操作演示讲解的形式，直观展示系统核心功能…

▊概要 ▊正文 ❏ 24.8 关于启用管理数据模型 Power Pivot如果您使用的是 Excel 2016 或更新版本，数据模型功能应该是默认启用的。如果您的 Excel 表格不能获取数据模型，可以尝试以下步骤进行排查：确保已启用数据模型功能：（1）在 Excel 中，点击“文件”>“选项”>“加载项”>“COM 加载项”，查看“管理”中的“COM 加载项”，确保“Microsoft Powe…

▊概要 ▊正文 ❏ 24.6 关于数据安全性 Data Security 综合智能办公信息管理系统（GSIMS）不会上传用户的任何信息，可以放心作用。 本软件在本地注册、本地运行，最大程度保障了用户数据安全。无需担心数据在网络传输过程中被窃取或泄露，也无需担忧因服务器故障导致数据丢失。用户的每一份发票数据都安全地存储在本地设备中，为企业筑牢数据安全防线 。 综合智能办公信息管理系统（GSIMS）内…

▊概要 ▊正文 ❏ 24.3 关于编码在《产品信息数据库》、《供应商信息数据库》、《客户信息数据库》、《品牌名称数据库》、《企业员工数据库》、《供应商员工数据库》、《客户员工数据库》、《基础设置》中，手动录入相应数据时，编码列一定不能为空，且必须保证编号唯一，不能重复。 而通过《产品信息登记单》、《供应商信息登记单》等保存数据到相应数据时，则无须关注编码唯一性问题，因为系统会自动生成唯一单据代码。…

▊概要 ▊正文 ❏ 24.9 关于切片器、数据筛选与透视表/图表关于【插入-筛选器-切片器】、【数据-排序和筛选-筛选】与透视表/图表的使用，提出以下建议：（1）不建议在《报价数据库Pivot》、《合同数据库Pivot》、《出入数据库Pivot》、《发票总括数据库Pivot》等四个表中使用，因为这三张表与管理数据模型绑定，这三个数据任何变动，都将会更新管理数据模型、数据透视表、及函数查询计算等，又…

▊概要 ▊正文 ❏ 24.7 关于工作簿响应速度 Response speed 总来的说，GSIMS工作簿结构设计比较合理，把数据库与管理数据模型、数据透视表隔离开来，处理速度还是比较快，几乎不存明显的卡顿。但是，不排队个别用户的电脑操作系统、电脑硬件、EXCEL版本、数据量庞大（几万至几十万甚至上百万条）等原因，GSIMS使用起来会有卡顿。这里需要说明的是，GSIMS这种卡顿并不是GSIMS系统…

▊概要 ▊正文 ❏ 24.5 关于禁止操作• 请勿在工作表中进行交换、新增、删除行/列操作，否则，VBA程序可能将不能正确工作，会出现报错，或输出错误的结果。• 请勿修改或清空所有带有引用或函数公式的单元格，点击【清空刷新】功能除外。

▊概要 ▊正文 ❏ 24.4 关于备份GSIMS系统退出前会提示是否要备份，强烈建议每次或每天都备份一下。 图1 备份提示 随着时间推移，GSIMS的数据库中的数据会大量增加，执行《查询盘点》、《查询出入库总账》、《查询出入库明细账》、《查询应付账款总览》、《新高低价格》等查询操作时，程序会占用大量线程，甚至可能卡死或崩溃（这个与VBA代码无关，就算是使用一般EXCEL/WORD等OFFICE软件…

▊概要 ▊正文 ❏ 24.2 关于初始化 GSIMS Initialization在业务实际操作中，请谨慎使用【系统初始化】功能，一旦初始化，一切数据库中的数据将被清空。因此，初始化前，请务必备份您的《综合智能办公信息管理系统GSIMS》工作簿。用户正式投入使用后，建议设置更为复杂的【系统初始化】密码。

▊概要 ▊正文 ❏ 24.1 关于初次使用 • 1 启用VBA宏是使用GSIMS系统的前提，否则，所有功能无法正常使用。（1）在EXCEL工作簿界面，点击【文件】-【选项】-【信任中心】-【信任中心设置】-【宏设置】（2）选择“启用VBA宏（不推荐；可可能运行危险代码）”、以及“用VBA宏时启用Excel4.0宏”。 • 2 初次使用综合智能办公信息管理系统（GSIMS），需要【注册】后才可登录，…

▊概要 ▊正文 ❏ 20.2 科目设置《科目设置》其实是简化版的《XX数据库》，可以被重复调用，只不过《科目设置》中的各字段数据量较少，为了简化操作而没有单独用一张《XX数据库》工作表来专门存储各个字段。《科目设置》工作表一共27个字段，根据公司实际情况设置。目的是为了在制作单据时可以直接调用，保持标准化输入，同时提高输入效率。 【科目设置】工作表中的各项科目，已预先设置后，用户也可以根据自己需要…

▊概要 ▊正文 ❏ 14 发票管理 Invoice Management对于小微企业来讲，税务管理是企业经营管理的一项非常重要的内容。随着市场经济日趋规范和完善，税务管理在企业竞争中所起的作用越来越显著。小微企业的税务管理，要着重从税务管理的方法及措施入手,通过加强税法知识学习，从而进一步提高纳税意识，在掌握税法理论知识的前提下，通过税收优惠、税收筹划等一些合理合法的避税方法来达到降低企业经营成本…

▊概要 ▊正文 ❏ 13 人事管理 HR Management人事管理模块主要包括工资单录入、工资管理台账、报销管理台账等信息的录入。 图54 人事管理模块 人事管理模块中的《工资单》、《工资管理台账》、《报销管理台账》等表格有输入、查询、删除、打印、清空、工作表另存为工作簿、工作表另存为PDF文档等功能，其使用方法与【采购管理】模块中的《采购合同》表的相关操作几乎完全一致，这里不再赘述。 13….

▊概要 ▊正文 ❏ 9 基础信息数据库查询 Basic Information Database Query基础信息查询主要包括产品信息查询、供应商信息查询、客户信息查询、供应商员工查询、客户员工查询、企业员工查询等基础信息的直观且快捷地录入。 图27 基础信息查询模块 下面以【产品信息查询】为例（其他数据库的录入方法大致相同），介绍在【产品信息查询】表中多条件查询操作：（1）多条件设置在【产品信…

▊概要 ▊正文 ❏ 8 基础信息数据库 Basic Information DataBase 【主界面】中的【基础信息】模块包括以下10个工作表（数据库）： 图26 基础信息数据库模块 以上数据库工作表主要用于存储供应商、客户、商品、供应商员工、客户联员工、企业员工等基础信息。我们可以通过重复调用以上数据库中的数据，这不仅能有效规避逐字输入的低效操作，还能减少人工录入可能产生的错误，大大提升数据准…

▊概要 ▊正文 ❏ 7基础信息录入：产品信息登录表操作 基础信息录入主要完成供应商、客户、商品、供应商联系人、客户联系人、企业员工等基础信息的直观且快捷地录入。 图15 基础信息录入模块 有两种方式可以录入数据到【主界面】里的【基础信息】模块中的如下6个数据库：【产品信息数据库】、【供应商信息数据库】、【客户信息数据库】、【品牌名称数据库】、【企业员工数据库】、【供应商员工数据库】、【客户员工数据…

▊概要 ▊正文 ❏ 6 通用功能说明 General Functions Instruction6.1 基本功能 图12 工作表通用功能 （1）XX参照有的工作表中有【报价参照】、【合同参照】、【工资参照】等功能，点击后，可以一键导入其他数据库的相关数据，避免重复输入。比如，在【入库单】中，点击【合同参照】，可以直接导入【合同数据库】表中采购合同数据。在【销售合同】工作表中，点击【报价参照】，可以…

▊概要 ▊正文 ❏ 5 业务流程 Business Process5.1 核心业务闭环流程（1）所有业务流程是各自独立的可以直接在本业务流程直接制作单据。如可以直接在采购合同工作表制作采购合同单据，而不是必须先要制作供应商报价单后才可以制作相应的采购合同单据。由于GSIMS系统功能模块非常全面，基本上覆盖了了企业日常方方面面。用户可以根据自己实际情况决定使用哪些模块。您可只使用GSIMS《供应商信…

▊概要 ▊正文 ❏ 4 准备工作4.1 启用VBA宏启用VBA宏是使用GSIMS系统的前提，否则，所有功能无法正常使用。 可以通过以下步骤来设置“开启宏”，以正常使用GSIMS系统。（1）在EXCEL工作簿界面，点击【文件】-【选项】-【信任中心】-【信任中心设置】-【宏设置】（2）在【宏设置】界面开启“启用VBA宏（不推荐；可可能运行危险代码）”。（3）在【宏设置】界面开启“启用VBA宏时启用E…